El próximo 30 de abril está marcado como la fecha límite para el cumplimiento de ciertas obligaciones legales por parte de los propietarios y representantes de sociedades legales. Este aviso es crucial ya que implica la presentación de dos declaraciones importantes: el Registro de transparencia y beneficiarios finales (RTBF) y, para aquellas sociedades que se encuentran en estado de inactividad, el Formulario D-195, que debe ser presentado ante la Tesorería.

Es fundamental entender que el incumplimiento de esta obligación legal podría resultar en sanciones económicas severas que superan los ₡ 10 millones, lo que subraya la importancia de estar al tanto de estas regulaciones.

A pesar de que el procedimiento puede parecer sencillo a primera vista, los expertos advierten que existen diversos detalles cruciales que podrían fácilmente pasarse por alto, lo que puede llevar a complicaciones posteriores.

“Aquellas entidades legales que completaron este procedimiento en octubre de 2024 no se eximen de la obligación de presentar el formulario de transparencia y registro de beneficiarios. De acuerdo con las normativas vigentes, la fecha límite es el 30 de abril”, señala el Sr. María del Pilar Ugalde Herrera, subdirector de contabilidad pública de la Universidad Hispanoamericana.

Uno de los aspectos más críticos a considerar es la coincidencia de datos entre el RTBF y el Formulario D-195. La falta de concordancia podría generar situaciones donde se emitan solicitudes de corrección, o bien la empresa podría verse involucrada en sanciones legales peores. Esto es algo que no se puede tomar a la ligera.

“La disolución de la sociedad se reconocerá únicamente una vez que se registre y procese en ambos casos”, advierte Ugalde, y enfatiza que incluso las sociedades que se encuentran en proceso de disolución deben cumplir con estos procedimientos. Cabe recordar que la información sometida en el año 2025 se relaciona al periodo fiscal de 2024, por lo tanto, la responsabilidad es continua.

También es importante que los representantes legales que aún no cuentan con su firma digital busquen cómo obtenerla, ya que esta firma es necesaria para realizar el proceso a través de la plataforma del Banco Central de Costa Rica. Desde el año anterior, cada firma es válida solo para una presentación, lo que significa que podría haber costos adicionales si hay presentaciones pendientes de años anteriores.

Otro aspecto que debe ser tenido en cuenta son las implicaciones de la transferencia de acciones o activos intactos.

‘La regulación establece que en el momento en que se realice cualquier movimiento legal, el registro de los beneficiarios debe actualizarse de inmediato para reflejar dicho cambio”, concluye Ugalde.

Recomendaciones clave:

• Verifique si su sociedad está activa o inactiva.
• Confirme si hubo cambios en la estructura de participación accionaria, activos o representación legal.
• Asegúrese de que el RTBF y el D-195 coincidan en la información presentada.
• Si no cuenta con firma digital, acuda a los servicios necesarios lo antes posible para obtenerla.
• No deje el cumplimiento de este proceso para el último momento; actúe con anticipación.

“Recuerde que esta información está triangulada. Si hay discrepancias entre lo que usted dice y lo que figura en el registro, se levantará una prevención y se le solicitará revisarla, lo que implica que deberá actualizarla y atender las notificaciones que se deriven de este caso”, concluyó el especialista.